Албан захидал буюу И-мэйл бичихдээ анхаарах зүйлс

И-мэйл нь бичиж болох текстийн хэмжээ, санаагаа зөв илэрхийлэх боломж, мэдээлэлээ олон хүнд, хурдан шуурхай хүргэх боломж гэх мэт бусад харилцааны хэрэгслүүдэд тэр бүр байдаггүй олон давуу талтай. Иймээс өнөө үед албан харилцаанд И-мэйл харилцааг чухалчлах болжээ. И-мэйлийг ажил хэрэгтээ оновчтой ашиглаж сурах нь байгууллагын ажилтны чухал чадвар юм. Мөн таны илгээсэн и-мэйлийнх агуулга, бичсэн арга барил, найруулга, үг үсгийн алдаа, санаагаа тодорхой, үнэн зөв илэрхийлсэн байдал зэргээс ажил хэргийн харилцагч тань таныг ямар түвшний боловсролтой, тухайн ажил хэргийн харилцаандаа хэр их ач холбогдол өгч байгаа талаар тодорхой дүгнэлт хийдэг бөгөөд энэ нь тухайн ажил хэргийн цаашдын харилцаанд эерэг болон сөргөөр нөлөөлөх тал бий.
Ингээд ажил хэргийн и-мэйл бичих талаар танд тус болох хэдэн зөвлөгөөг хүргэе. 

Ажил хэргийн харилцаандаа байгууллагын И-мэйл хаягаа ашигла 

Ажил хэргийн хүрээнд И-мэйлээр харилцахдаа үнэгүй, олон нийтэд зориулсан цахим шуудан хэрэглэж болохгүй. Учир нь хувийн yahoo, hotmail, gmail хаягуудаа ашиглан и-мэйл илгээвэл харилцагчид тань таныг тухайн компанид ажилладаг эсэхэд эргэлзэх, үл итгэх сэтгэгдэл төрдөг бөгөөд үл хүндэтгэсэн, ажил хэрэгч бус байдлаар хандаж буйн илрэл гэж үздэг. Тиймээс албан, ажил хэргийн харилцаандаа зөвхөн байгууллагын имэйл хаягаа ашиглаж байх нь зүйтэй.

Цахим гарын үсэг буюу SIGNATURE заавал хэрэглэ 

Та И-мэйлдээ цахим гарын үсэг буюу Signature ашигласнаар таны бизнесийн тvнш имэйл хvлээн авахдаа “...” компаний “...” хариуцсан мэргэжилтэн, “...” гэдэг хvнтэй харилцаж байна гэдэг мэдээллийг авч, тантай ажил хэргийн харилцаа явуулах итгэл vнэмшилтэй болох юм. Ийм сэтгэгдэл нь эргээд ажил хэргийн харилцаа амжилттай явагдах, харилцан хvндэтгэсэн уур амьсгалыг бий болгоход маш чухал нөлөө үзүүлдэг. 

Үг үсэг болон утгын алдаа гаргахгүй байхыг хичээ 

И-мэйлийг зүгээр нэг мэдээлэл илгээж байна гэхээс илүүтэй албан бичиг бичиж байна хэмээн ач холбогдол өгч бичих хэрэгтэй. Учир нь ажил хэргийн харилцагч тань таны бичсэн и-мэйлээр тухайн ажилд хандаж буй хандлага болон албан бичгийн соёлыг тань дүгнэх боломжтойг дээр дурьдсан билээ. Болж өгвөл илэрхий үг үсгийн болоод утгын логик алдаа гаргахгүй байхыг хичээгээрэй. Мөн гарчигаа алдаатай бичих нь таны и-мэйлийг нээж уншихгүй байх шалтгаан болох магадлалтай. Жишээлбэл: “Temtseend oroltsson a,jiltaas” ийм гарчигтай и-мэйлийг уйдсан эсвэл энэ и-мэйлийг хүлээж байсан хүн биш л бол ихэнхи хүмүүс уншиж цагаа үрэхгүй. Учир нь: Гарчигаа алдаж бичсэнээс л энэ хэр зэрэг чухал и-мэйл болох болон илгээгч үүнд хэр зэрэг ач холбогдол өгсөнийг шууд ойлгох болно. 

Уншихад эвтэйхэн, ойлгомжтой ФОРМАТ-тай бич 

Хүн хэрэгтэй гэж харсан хэсгээ л тогтож уншдаг учир, урт богино хамаагүй параграфуудад задалж бичих хэрэгтэй. Гол санаа бүрээр параграфд задлаад, параграф бүрийн эхний өгүүлбэрийг уншихад тухайн параграфын агуулга ойлгогдхоор бичвэл бүр эмх цэгцтэй, уншихад хялбар болдог. И-мэйл хэтэрхий урт, нуршуу байвал хүлээн авагч бүрэн уншихгүй байх магадлал өндөр иймд гол санаануудаа салгаж хэд хэдэн и-мэйл болгон илгээх эсвэл файлд бичээд хавсарган илгээх нь тохиромжтой. Өгүүлбэрийн эхлэл, газар орны нэр, Хүний нэр биш л бол үсгийг томоор бичих нь албан харилцааны үед харилцагчаа хүндэтгэхгүй байгаагийн илрэл болох бүдүүлэг алдаа болно. Текстээ олон өнгөөр эрээлжлүүлэн бичсэн байх, Signature болон текст нь өөр өнгөтэй байх нь тийм ч эвтэйхэн харагддаггүй. И-мэйлээ эмх цэгцтэй бичих нь таны албан бичгийн соёлыг давхар илтгэж байдаг 

SUBJECT буюу гарчигт И-мэйлийн агуулгыг товч бөгөөд тодорхой гаргаж өг 

Хүмүүст өдөр бүр маш олон и-мэйл унших, шаардлага гардаг бөгөөд И-мэйлийн гарчиг нь нүдэнд өртхөөргүй бол уншилгүй алгасах, оновчгүй гарчиг өгснөөс эсвэл гарчиггүй илгээснээс и-мэйлийн програм spam гэж ойлгоод inbox хавтаст хүлээн авахгүй байх эрсдэлүүд бий. Иймээс илгээсэн цахим шуудангаа харилцагчдаа уншуулхын тулд хамгийн түрүүнд И-мэйлийнхээ гарчигийг оновчтой өгөх хэрэгтэй. Гарчиг нь И-мэйлийн агуулгыг товч бөгөөд тодорхой илтгэсэн 1 өгүүлбэр байвал зүгээр. Тухайн И-мэйлийн агуулга тухайн хүний цагийг дэмий үрэхгүй гэдгийг ойлгуулах нь их чухал. Жишээлбэл: “Шинэ рестораны мэдээлэл илгээлээ” гэхийн оронд “Шинэ рестораны товч мэдээлэл” гэвэл хүлээн авагч унших магадлал илүү өндөр болно. И-мэйлээ уншуулъя гэж бодож л байгаа бол И-мэйлдээ гарчиг өгсөн эсэх, гарчигт и-мэйлийн агуулгаа оновчтой илэрхийлсэн эсэхдээ заавал анхаарч байгаарай! 

И-мэйлийн эхлэлд ГОЛ АГУУЛГА-аа 2 өгүүлбэрт багтаан илэрхийл 

Эхний параграфыг уншхад л хүлээн авагчид и-мэйлийн чинь гол зорилго ойлгогдож байх хэрэгтэй. Жишээ нь: "Өдрийн мэнд! Tаны үлдээсэн хүсэлтийн дагуу, бид Мэдээллийн технологийн үйлчилгээнийхээ танилцуулгыг илгээж байна." гэхэд хүн цааш дэлгэрэнгүй мэдээллийг нь уншина. Ингэснээр хүлээн авагч яг юу унших гэж байгаагаа, И-мэйлд ямар эцсийн зорилго агуулагдаж байгааг шууд ойлгож цааш унших эсэхээ шийддэг. Үгүй бол ихэнх хүн үргэлжлүүлэн уншиж, цагаа үрэхээс татгалздаг. 

ЭХЛЭЛ, ТӨГСГӨЛ-ийг аль болох ажил хэрэгч байдлаар бич 

Ажил хэргийн и-мэйлийг “Сайн байна уу? , Hi!, ” гэж эхлэх нь зохисгүй. Зарим байгууллагын И-мэйлийн эхлэлийг стандартчилж өгсөн байдаг. Түүнийгээ дагах эсвэл “Өдрийн мэнд, Өглөөний мэнд” гэж эхэлвэл илүү ажил хэрэгч болно. И-мэйлийнхээ төгсгөлд “Танд амжилт хүсэе”, “Хүндэтгэсэн...” гэх тодотголыг оруулж өгвөл зүгээр. Мөн харилцагчаа хүндэтгэх, итгэлтэй харилцааг бий болгохын тулд И-мэйлийнхээ төгсгөлд өөрийн Signature буюу цахим гарын үсгээ оруулахаа мартуузай! 

ЗӨВ ЦАГ-т илгээ 

Баасан гарагийн орой Чухал имэйлийг хэзээ ч бүү илгээ! Ихэнх хүмүүс и-мэйлийг чинь уншиж амжсан ч хариу бичилгүй хойшлуулаад, даваа гараг гэхэд мартчихдаг. Бас амралтын өдрүүдээр явуулхаар бол Ням гарагийн орой тохиромжтой. Учир нь: Ихэнхи ажил хэрэгч хүмүүс өнгөрсөн 7 хоногийн ажилаа цэгцлэх, шинэ 7 хоногийн ажилаа төлөвлөх зорилгоор Ням гарагийн орой эсвэл Даваа гарагийн өглөө И-мэйлээ шалгадаг гэсэн судалгаа бий. Ер нь хамгийн тохиромжтой цаг бол Даваа гарагийн өглөө болон бусад ажлын өдрүүдийн өглөө байдаг. 

С.Гантулга